تلفن های ویپ منشی باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟ یک تلفن VoIP مبتنی بر سخت افزار شبیه یک تلفن بی سیم یا سخت افزاری سنتی است و دارای ویژگی های مشابهی مثل بلندگو یا میکروفون، پد لمسی و نمایشگر شناسه تماس گیرنده است. تلفن های ویپ همچنین می توانند پست صوتی، کنفرانس تماس و انتقال تماس را ارائه دهند.
تلفن های مبتنی بر نرم افزار، که به آن ها تلفن های نرم افزاری هم گفته می شود، کاربران نرم افزاری می باشند که روی رایانه یا دستگاه تلفن همراه شما نصب می شوند. رابط کاربری تلفن نرم افزاری بسیار شبیه به یک گوشی تلفن همراه است که یک صفحه لمسی داشته و نمایشگر شناسه تماس گیرنده هم در آن قرار گرفته است.
تلفن های آی پی منشی باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟
بعضی از ویژگی های Voip می باشند که قصد داریم به آن ها اشاره کنیم. پس با ما همراه باشید.
هدایت تماس (Call forwarding)
هدایت یا ارسال تماس، یکی از ویژگی های خوب برای شرکت ها است که موجب می شود هیچ تماسی از دست نرود و تماس مشتری بدون پاسخ نماند. در صورتی که این ویژگی را فعال کنید تماس های ورودی که به خط شما گرفته می شود، به صورت خودکار به شماره ای که خودتان انتخاب می کنید هدایت می شوند.
این مورد زمانی کاربرد دارد که به هر دلیلی در محل کار یا پشت میز خود حضور ندارید و قصد دارید تا با هدایت کردن تماس ها به شماره همراه خود هیچ تماسی را از دست ندهید. البته شاید فرد تماس گیرنده به صندوق صوتی شما پیام خودش را بگذارد و از هدایت تماس منصرف شود.
پاسخگویی خودکار به تماس ها
یکی از بهترین ویژگی های ویپ این است که شما صدایی را از قبل ضبط کرده و برای پاسخگویی خودکار به مشتریان و مخاطبان آن را برنامه ریزی کنید. با وارد کردن صدا به سیستم، عملا دیگر نیازی به منشی دفتر وجود ندارد.
این کار به چند علت مهم مناسب است. اول اینکه این سیستم توانایی دارد که در هنگامی که تماس های زیادی به شرکت وارد می شود و ترافیک تماس به حداکثر می رسد، بتواند به همه آن ها پاسخ دهد بدون آنکه خط تلفن شما اِشغال شود.
یکی دیگر از علل مفید بودن VoIP در این ویژگی، هدایت خودکار و برنامه ریزی شده مخاطب یا تماس گیرنده به بخش مورد نظر شرکت است. شما می توانید شماره های داخلی بخش های مهم شرکت را به صورت صدای ضبط شده به سیستم وارد کنید تا افراد به سادگی به بخش مورد نظر خود هدایت شوند بدون آنکه مزاحم دیگر بخش های شرکت شوند.
نگه داشتن و انتقال تماس (Call hold and transfer)
نگه داشتن تماس و انتقال آن یکی از ویژگی های عمومی هر سیستم تلفنی است که به طور معمول در آن ها وجود دارد. زمانی که فردی با شما تماس می گیرد، در صورت پاسخ دادن می توانید آن را در حالت “نگه داشتن” قرار دهید، در این حالت فرد تماس گیرنده در انتظار پاسخ مجدد شما قرار می گیرد در حالی که تماس قطع نمی شود. در حالت دیگر شما می توانید در صورت پاسخ دادن، تماس را به شماره ای دیگر انتقال دهید که این کار با کمک کلید transfer انجام می شود.
ضبط مکالمات (Call recording)
ضبط مکالمات و تماس های ورودی یکی دیگر از امکانات VoIP است که برای اهداف مختلفی انجام می شود. گاهی اوقات ضبط تماس برای تیم بازاریابی یک شرکت از اهمیت بالایی برخوردار است، چون از این طریق نیازهای واقعی مشتری را شناسایی می کنند.
از طرف دیگر در صورتی که زمانی مشتری از پاسخگویی تیم پشتیبانی یا هر بخش دیگر ناراضی باشد با ضبط کردن تماس ها می توان صحت این موضوع را بررسی کرد. ضبط تماس ها، هم در فضای ابری و هم در کارت های حافظه انجام می شود که استفاده از کارت های حافظه به خاطر دسترسی آسان، مناسب تر است.
پست صوتی (voicemail)
پست صوتی یکی از ویژگی های کارآمد و اساسی VoIP به شمار می رود که در اکثر سیستم های ویپ وجود دارد. با فعال کردن این حالت قابلیت پیام گذاری تماس گیرنده در صورت عدم دسترس بودن شما انجام می شود. مخاطب پیام خود را می گذارد و این پیام به ایمیل سازمانی شما ارسال می شود.
از این طریق می توان در کمترین زمان از پیام مشتری آگاه شده و به آن پاسخ دهید. حتی می توانید برای تماس گیرندگان، پیام های صوتی مناسبتی ایجاد کنید تا در موقع پیام گذاشتن، آن را بشنوند.
ترکیب شدن VoIP با دیگر ابزارها
بسیاری از امکانات پیشرفته دیگر مثل اتصال VoIP به سیستم CRM شرکت می تواند عملکرد سازمان را افزایش دهد. اتصال اطلاعات فرد تماس گیرنده به نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM برای تیم فروش یک گزینه بسیار مناسب است، چون برای دسته بندی کردن مشتریان در آینده کاربردهای زیادی دارد.
ویژگی door phone یا باز کردن درب
این ویژگی به شما امکان می دهد تا با اتصال VoIP به آیفون درب ساختمان محل کار یا منزل، به راحتی با فرد مراجعه کننده ارتباط برقرار کنید. ویژگی door phone با آیفون های تصویری هم سازگار است و به شما در شناسایی هویت فرد مراجعه کننده کمک بسیاری می کند تا تصمیم بگیرید درب ساختمان یا منزل را برای او باز کنید. این ویژگی برای امنیت محل کار شما بسیار مفید و مناسب است.
ویژگی DND
کلمه DND مخفف عبارت Do Not Disturb به معنای لغوی “مزاحم نشوید” است. این ویژگی در بعضی از سیستم های تلفن ویپ مثل تلفن ویپ گرنداستریم، با کلید Forward یکی است.
این ویژگی زمانی کاربرد دارد که به هر دلیلی توانایی پاسخ دادن به تماس های ورودی را ندارید. با فعال کردن این ویژگی دیگر تماس ها به شما وصل نمی شوند و به شماره های داخلی دیگر به صورت رندوم هدایت می شوند.
کنفرانس تصویری
کنفرانس تصویری نسبت به کنفرانس صوتی از محبوبیت بالاتری برخوردار است. به این خاطر که علاوه بر صدا، دیدن تصاویر همکاران تان می تواند بسیار جذاب باشد. علاوه بر مکالمات تصویری می توانید اسناد و فایل های مورد نظر خود مثل پاورپوینت یا تصاویر را با دیگر کاربران به اشتراک بگذارید تا آن ها به صورت همزمان بتوانند فایل را مشاهده کنند.
کنفرانس های تصویری روابط دوستانه بین همکاران را افزایش داده و یک حس نزدیک بودن به یکدیگر را برای آن ها فراهم می کند. توجه داشته باشید که برای ایجاد کنفرانس تصویری نیاز اساسی به یک اینترنت پر سرعت و پایدار خواهید داشت.
کنفرانس صوتی
کنفرانس صوتی یکی از امکانات رایج و متداول در سیستم ویپ است. این ویژگی برای افرادی که از راه دور کار می کنند بسیار مناسب است. شما می توانید با کنفراس صوتی با ده ها نفر دیگر یک جلسه غیر حضوری و از راه دور برگزار کنید.
کنفرانس صوتی در صرفه جویی زمان، صرفه جویی در هزینه و راحتی در کار نقش زیادی ایفا می کند. کنفرانس صوتی می تواند با وسایلی مثل هدفون راحت تر انجام شود تا بدون در دست گرفتن گوشی تلفن، از خستگی زودرس جلوگیری کند.
ویژگی Barge-in
شاید هر کسی با مفهوم مفهوم Barge-in آشنایی نداشته باشد. به همین خاطر برای درک بهتر ویژگی Barge-in در سیستم ویپ، آن را با گفتن یک مثال برای شما روشن می کنیم. خیال کنید فردی با شما یا یکی از همکارنتان تماس برقرار می کند و از شما سوالاتی می کند که در تخصص شما نیست. شما برای آنکه فرد تماس گیرنده متوجه کم بودن اطلاعات شما نشود باید کاری کنید.
حال برای آنکه در همان لحظه پاسخ آن فرد را بدهید، بدون آنکه حتی فرد مقابل به حالت انتظار تماس برود، با یکی از همکارنتان که اطلاعات کافی در مورد موضوع دارد وصل می شوید. فرد تماس گیرنده به هیچ وجه نمی تواند صدای همکارتان را بشنود در حالی که همکار شما در حال صحبت کردن و راهنمایی دادن به شماست. این مفهوم ویژگی Barge-in است.
ویژگی موزیک انتظار
اگر کسب و کار پرتحرک و شلوغی را اداره می کنید که تماس گیرندگان باید وقت بیشتری را در انتظار وصل شدن تماس داشته باشند، می توانید با قرار دادن یک موزیک دلخواه، در انتظار ماندن آن ها را راحت تر و دلنشین تر کنید.
در کل انتظار زیاد مشتری یا مخاطب، برای کسب و کار و نام تجاری شما زیاد مناسب نیست ولی برای مرتفع کردن این مشکل، استفاده از آهنگ های انتظار گزینه خوبی به نظر می رسد که سیستم VoIP برای شما فراهم می کند.
در این مطلب به سوال تلفن های آی پی منشی باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟ پاسخ دادیم، نظر شما چیست؟ خوشحال می شویم در بخش نظرات با ما همراه شوید و تجربیات خود را با ما در خصوص خرید تلفن ویپ منشی به اشتراک بگذارید.